Huishoudelijk Reglement VNSWB

Vereniging Nederlandse Sauna- en Wellness Bedrijven

Artikel 1. Begripsomschrijvingen

  1. Waar in dit reglement gesproken wordt van “de Vereniging” of “VNSWB” wordt bedoeld de Vereniging van Nederlandse Sauna- en Wellness Bedrijven.
  2. Waar in dit reglement gesproken wordt van “de statuten”, worden de meest geactualiseerde statuten bedoeld van de vereniging “Vereniging Nederlandse Sauna- en Wellnessbedrijven”, zoals vastgelegd in de akte van wijziging der statuten verleden voor mr. U. Louwerens notaris te Woerden, nader te noemen “VNSWB”.
  3. Met “bestuur” wordt bedoeld het bestuur als bedoeld in artikel 8 van de statuten.
  4. Waar in dit reglement definities en begrippen worden gehanteerd, hebben deze – tenzij anders blijkt – dezelfde betekenis als in de statuten.
  5. Waar in de statuten of onderhavig Huishoudelijk Reglement (HHR) kennisgeving van vergaderingen en/of stukken, benoemingen, besluiten en dergelijke wordt voorgeschreven, kan daaraan eveneens ten volle voldaan worden door publicatie op de site van de Vereniging.
  6. Waar in dit reglement gesproken wordt over rechten worden verstaan de rechten die de Wet, de statuten en de reglementen aan de leden toekennen.

 

Artikel 2. Verhouding VNSWB-KHN/Horeca Maatwerk

  1. VNSWB heeft een samenwerking met Koninklijke Horeca Nederland en haar werkmaatschappij Horeca Maatwerk, (‘KHN”) waarbij KHN haar expertise en secretariële diensten (w.o. secretariële ondersteuning, leden- en financiële administratie en website-beheer) ter beschikking stelt van de VNSWB in ruil voor een geldelijke vergoeding, een en ander vastgelegd in een overeenkomst d.d. 14 januari 2015.
  2. Leden van de VNSWB zijn automatisch lid van KHN, betalen de daarvoor geldende contributie en kunnen alle diensten en voordelen genieten welke aan dat lidmaatschap van KHN verbonden zijn.

 

Artikel 3. Leden

In aanvulling op artikel 4 van de statuten:

  1. De aanvaarding van het (gewone) lidmaatschap brengt mede betuiging van instemming met het doel van de vereniging, onderwerping aan en verplichting tot stipte nakoming van de bepalingen van de Statuten en reglementen van de vereniging.
  2. Het (gewone) lidmaatschap is verbonden aan (de rechtspersoon van) de onderneming, niet aan een natuurlijk persoon.
  3. Het lid wordt vertegenwoordigd door een door de eigenaar van de onderneming of diens directie of een door de eigenaar of diens directie aangestelde vertegenwoordiger. De VNSWB mag ervan uitgaan en ernaar handelen dat deze vertegenwoordiger (door de eigenaar of diens directie) volledig gemachtigd is om het lidmaatschap in al haar facetten uit te oefenen, waaronder, doch niet beperkt tot, het stemrecht.
  4. Naast het gewone lidmaatschap bestaat de mogelijkheid tot ‘partner-lidmaatschap’, welke kan worden aangegaan middels ondertekening van een partner-overeenkomst, welke niet eerder kan worden ondertekend dan na een positief besluit door het Bestuur tot toelating van de betreffende partner. Een partner-lid heeft dezelfde rechten en plichten als een gewoon lid, met uitzondering van het stemrecht (ook niet terwijl besluiten op hen van toepassing zijn) en met uitzondering van bijzondere situaties waarbij het bestuur beslist of het partner-lid wel of niet over bepaalde rechten en/of plichten mag beschikken. Voor het partner-lidmaatschap geldt een afwijkend lidmaatschaps-tarief.

 

Artikel 4. Ballotage

  1. Kandidaat-leden van de VNSWB kunnen zichzelf aanmelden voor het lidmaatschap bij het secretariaat van de Vereniging of bij een lid van het Bestuur. Kandidaat-leden kunnen door het Bestuur of door leden van de Vereniging worden aangezocht om lid te worden. In alle gevallen dient het kandidaat-lid een “aanvraagformulier tot lidmaatschap” welke verkrijgbaar is via het secretariaat en/of de website van de Vereniging, volledig in te vullen en te bezorgen bij het bestuurssecretariaat (bijv. per e-mail). Het “aanvraagformulier tot lidmaatschap” bevat o.a. informatie van het kandidaat-lid over de onderneming, de ondernemers, de beoogd vertegenwoordiger, de omvang van de onderneming, alsmede de verklaring dat het kandidaat-lid de statuten en het HHR en de uitgangspunten van de Vereniging en haar lidmaatschapsvoorwaarden respecteert en ernaar zal handelen.
  2. Naast de aanvraag van het lidmaatschap bij de VNSWB dient het kandidaat-lid tevens het lidmaatschap van KHN aan te vragen (of hier reeds lid van te zijn) aangezien het lidmaatschap van KHN verplicht is gesteld naast het lidmaatschap van de Vereniging.
  3. Naast de informatie van het “aanvraagformulier tot lidmaatschap” kan het bestuur nadere informatie (laten) inwinnen bij of over het kandidaat-lid alvorens het kandidaat-lid tot lid te accepteren. Hierbij kan het bestuur eventueel ook bij bestaande leden informatie over het kandidaat-lid inwinnen.
  4. Tot lid van de Vereniging kunnen worden toegelaten:
  • voor het publiek toegankelijke ondernemingen met als core business de exploitatie van wellness-voorzieningen in de vorm van diverse soorten sauna’s in combinatie met (diverse) baden en/of verzorgende lichaams- en gelaatsbehandelingen en/of programma’s voor persoonlijke ontwikkeling en ontspanning, etc. e.e.a. al dan niet aangevuld met horecafuncties zoals restaurant(s) en verblijfsaccommodatie(s);
  • voor het publiek toegankelijke ondernemingen met als core business de exploitatie van wellness-voorzieningen in de vorm van thermale baden, al dan niet in combinatie met (diverse soorten) sauna’s en/of verzorgende lichaams- en gelaatsbehandelingen en/of programma’s voor persoonlijke ontwikkeling en ontspanning, etc. e.e.a. al dan niet aangevuld met horecafuncties zoals restaurant(s) en verblijfsaccommodatie(s);
  • voor het publiek toegankelijke ondernemingen met als core business de exploitatie van verblijfsaccommodaties (bijv. hotels) met als belangrijke nevenactiviteit de exploitatie van wellness-voorzieningen zoals diverse soorten sauna’s in combinatie met (diverse) baden en/of verzorgende lichaams- en gelaatsbehandelingen en/of programma’s voor persoonlijke ontwikkeling en ontspanning, etc. e.e.a. al dan niet aangevuld met horecafuncties zoals restaurant(s);
  • voor het publiek toegankelijke ondernemingen met als core business de exploitatie van wellness-voorzieningen in de vorm van een (oosters) badhuis-hamam al dan niet in combinatie met (diverse soorten) sauna’s en/of verzorgende lichaams- en gelaatsbehandelingen en/of programma’s voor persoonlijke ontwikkeling en ontspanning, etc. e.e.a. al dan niet aangevuld met horecafuncties zoals restaurant(s) en verblijfsaccommodatie(s);
  • voor het publiek toegankelijke ondernemingen waarvan het bestuur van de Vereniging op andere gronden van mening is dat het lidmaatschap van deze onderneming gewenst is;
  • ondernemingen of ondernemers die als belangrijke toeleveranciers of adviseurs in Sauna- en Wellness-branche actief zijn en waarvan het Bestuur van mening is dat zij als lid van toegevoegde waarde kunnen zijn voor de Vereniging en de Sauna- en Wellness-branche.

 

Uitgesloten voor het lidmaatschap zijn ondernemingen:

  • waarbij erotiek/seks/porno een onderdeel van de ondernemingsformule is;
  • waarvan is vastgesteld dat deze onderneming en/of haar directie en/of haar beoogd vertegenwoordiger is veroordeeld (geweest) voor (een) strafba(a)r(e) feit(en) welke naar het oordeel van het Bestuur het imago van de Vereniging in negatieve zin raakt of kan gaan raken;
  • waarvan door het bevoegd gezag en of toezichthouder is vastgesteld dat deze onderneming (herhaaldelijk) niet voldoet aan wettelijk gestelde vereisten op voor de Vereniging relevante onderwerpen ;
  • waarvan is vastgesteld dat zij niet door de ballotage van KHN komen;
  • waarvan het bestuur van de Vereniging op andere gronden van mening is dat het lidmaatschap van deze onderneming ongewenst is.
  1. Kandidaat-leden krijgen zo snel mogelijk, doch uiterlijk binnen 3 maanden na ontvangst van de lidmaatschapsaanvraag, bericht van het Bestuur of het lidmaatschap geaccepteerd wordt of niet, zonder dat het Bestuur is gehouden aan het doen van opgaaf van redenen.
  2. Het Bestuur informeert haar leden over haar voornemen om een kandidaat-lid tot lid van de Vereniging toe te laten. Dit doet zij door middel van een digitale publicatie (in een e-newsletter aan de leden en/of publicatie op het besloten gedeelte van de website van de Vereniging). Indien 4 weken na deze publicatie geen gemotiveerde bezwaren door de leden van de Vereniging bij het Bestuur zijn ingediend kan het Bestuur tot definitieve acceptatie van het kandidaat-lid overgaan. In geval van gemotiveerde bezwaren door één of meerdere leden zal het Bestuur besluiten om de lidmaatschapsaanvraag af te wijzen, te accepteren of voor te leggen aan de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering.
  3. Daar waar in de praktijk deze ballotageprocedure niet in voorziet neemt het Bestuur een beslissing, welke zij op de eerstvolgende Algemene Leden Vergadering zal verantwoorden.

 

Artikel 5. Bestuur

  1. In aanvulling op artikel 8 van de statuten: A) Bij het ontstaan van een vacature in het Bestuur wordt dit bekend gemaakt aan de leden d.m.v. een digitale publicatie (in een e-newsletter aan de leden en/of publicatie op het gesloten gedeelte van de website van de Vereniging). Leden hebben na publicatie 4 weken de gelegenheid om zich kandidaat te stellen door zich hiertoe aan te melden bij de voorzitter en/of het bestuurssecretariaat van de Vereniging. Het Bestuur kan daarnaast zelf beoogd bestuursleden aanzoeken. Het Bestuur draagt één of meerdere kandidaten voor aan de leden, waarbij gestemd wordt volgens artikel 12 van de Statuten.
  2. B) Een lid (of eigenaar/exploitant van een groep van meerdere leden) kan nooit meer dan 1 functionaris in het bestuur leveren.
  3. In aanvulling op artikel 9 van de statuten: A) De leden van het Bestuur zijn verplicht geheimhouding te betrachten omtrent alles waarvan zij in hun hoedanigheid van leden van het Bestuur kennis hebben genomen of konden nemen en met betrekking waartoe geheimhouding is opgelegd door de voorzitter of waarvan zij de vertrouwelijkheid hebben kunnen begrijpen of als zodanig nadrukkelijk is vastgesteld. B) Het Bestuur vergadert tenminste 6 keer regulier per verenigingsjaar. Voorts vergadert het Bestuur binnen 3 weken wanneer er daartoe een aan de voorzitter gericht schriftelijk verzoek van tenminste drie bestuursleden is gedaan, met opgave van de te behandelen onderwerpen. Indien aan een zodanig verzoek binnen 3 weken nadat het verzoek is gedaan geen gevolg is gegeven, kunnen zij, door wie het verzoek is gedaan, zelf tot bijeenroeping overgaan. C) Tijd en plaats van de vergaderingen worden door de voorzitter voorgesteld, rekening houdend met de wensen van de bestuursleden. D) Het Bestuur kan ook op andere wijze dan in een vergadering besluiten nemen, mits alle bestuurders in de gelegenheid worden gesteld hun stem uit te brengen en geen van hen zich tegen deze wijze van besluitvorming verzet. Een besluit is genomen, indien verder voldaan wordt aan hetgeen beschreven staat in artikel 9 van de statuten. Van elk buiten vergadering genomen besluit wordt mededeling gedaan in de eerstvolgende vergadering, welke mededeling in de notulen van die vergadering wordt vermeld.
  4. In aanvulling op artikel 10 lid 1 van de statuten: Een lid van het Bestuur dient af te treden op het tijdstip dat hij niet meer voldoet aan de voorwaarden voor het lidmaatschap van de vereniging of indien het betreffende lid van het Bestuur zich heeft gedragen en/of in omstandigheden verkeert welke naar het oordeel van een 2/3 meerderheid van de overige bestuursleden niet verenigbaar zijn met het bestuurslidmaatschap.

 

Artikel 6. Werkgroepen

  1. Een werkgroep wordt ingesteld en/of ingesteld gehouden of opgeheven door het Bestuur. Een werkgroep functioneert onder de bestuurlijke verantwoordelijkheid van het Bestuur middels één van de bestuursleden. Hiertoe neemt het betreffende bestuurslid zitting in de werkgroep of neemt hij/zij de afstemming en verantwoording tussen het Bestuur en de werkgroep op zich.
  2. Leden van een werkgroep worden benoemd door het Bestuur, waarbij vertegenwoordigers van de leden van de vereniging de voorkeur genieten.
  3. De werkgroep maakt van haar overleg een beknopt verslag welke dusdanig is opgesteld, voorzien van zo concreet mogelijke informatie, dat dit beknopte verslag met eventuele bijlagen, via het betreffende bestuurslid aan de vergaderstukken van het Bestuur kan worden toegevoegd en in het Bestuur kan worden besproken.
  4. Eventuele besluiten over de voorstellen of uitkomsten van een werkgroep worden genomen door het Bestuur en indien nodig of gewenst voorgelegd aan de Algemene Leden Vergadering.
  5. De taken en de bevoegdheden, waaronder eventueel besteding van geldmiddelen, van de werkgroepen worden vastgesteld door het Bestuur tenzij hierin anders door de statuten of het huishoudelijk reglement is voorzien.

 

Artikel 7. Algemene Leden Vergaderingen

In aanvulling op artikel 12: Ter vergadering kunnen door de leden punten aan de agenda worden toegevoegd, doch daarover kunnen ter vergadering geen besluiten worden genomen, tenzij bij 2/3 meerderheid van de aanwezige vertegenwoordigde stemmen.

 

Artikel 8. Extern advies

  1. Het Bestuur kan in bijzondere omstandigheden besluiten tot het aanstellen van een tijdelijke, extern adviseur of het instellen van een tijdelijke externe raad van advies, ter advisering van het Bestuur.
  2. Het Bestuur benoemt de adviseur of de leden van de externe raad van advies.
  3. De adviseur of leden van de externe raad van advies brengen kennis, ervaring en netwerk in waar de vereniging zelf niet of onvoldoende over beschikt maar die wel relevant is voor de Vereniging.
  4. De adviseur of leden van de externe raad van advies worden aangezocht buiten het verband van de vereniging. Zij zijn toonaangevend op hun eigen vakgebied en zijn vanuit die basis in staat om strategisch te adviseren over de wijze waarop de VNSWB haar doelstellingen kan bereiken of antwoorden of actie te verkrijgen op de aan de adviseur of raad van advies uitgezette vraag of vragen.
  5. De verantwoordelijkheid voor het wel of niet overnemen van een advies ligt bij het Bestuur.
  6. De adviseur of leden van de externe raad van advies ontvangen een vergoeding indien het Bestuur daartoe besluit.

 

Artikel 9. Kascommissie

  1. De leden van de kascommissie worden door de ALV benoemd tijdens de najaarsvergadering.
  2. De kascommissie bestaat uit minimaal 2 leden.
  3. De leden van de kascommissie krijgen op haar verzoek volledige inzage in de financiële administratie en ontvangen een toelichting door de penningmeester. Hiertoe komen kascommissie en penningmeester minimaal 1 x bijeen, uiterlijk 4 weken voorafgaand aan de voorjaarsvergadering waarin de ALV de jaarcijfers bespreekt, welke jaarcijfers minimaal 2 weken voorafgaand aan de ALV ter inzage worden gegeven (via een e-newsletter en/of publicatie via het besloten gedeelte van de website van de Vereniging).

 

Artikel 10. Declaratiereglement

Recht op een vergoeding hebben alleen zij die daartoe vooraf door het bestuur gefiatteerd zijn.

Declaraties zullen alleen worden vergoed als de originele facturen of nota’s zijn bijgevoegd.

Artikel 11. Contributie- en incassoreglement

  1. Het contributiejaar is gelijk aan het kalenderjaar.
  2. De contributie voor leden wordt jaarlijks vooraf vastgesteld op grond van de omvang van de onderneming (het lid). Dit wordt bepaald aan de hand van een staffel naar het aantal lockers dat een onderneming voor haar gasten in opstelling heeft. De staffel kent 3 categorieën; van 1 t/m 350 lockers (€ 375,–), 351 t/m 500 lockers (€ 562,50), 501 of méér lockers (€ 750,–). Dit betreft de actuele stand per 1 januari 2019.
  3. Er is een kortings-staffel geldig voor leden behorende tot 1 groep van ondernemingen/locaties van dezelfde eigenaar.

Een groep van 2 of 3 ondernemingen/locaties krijgt 25 % korting op het lidmaatschapsgeld.

Een groep van 4 of 5 ondernemingen/locaties krijgt 27,5 % korting op het lidmaatschapsgeld.

Een groep van 6 of meer ondernemingen/locaties krijgt 30 % korting op het lidmaatschapsgeld.

  1. Leden, die in de loop van het jaar tot het lidmaatschap zijn toegelaten ontvangen een factuur voor het aantal volle maanden van het lidmaatschap in het betreffende kalenderjaar.
  2. De contributie wordt jaarlijks uiterlijk vastgesteld in dezelfde vergadering waarin de begroting wordt goedgekeurd.
  3. De contributie is verschuldigd in één termijn die vervalt binnen 30 dagen na toezending van de nota. Deze nota wordt aan het begin van het verenigingsjaar (welke gelijk is aan het contributiejaar) aan de leden verzonden.
  4. Ingeval van wanbetaling is het Bestuur bevoegd rechtsmaatregelen te nemen, waarvan de kosten, ook de buitengerechtelijke, voor last van het lid komen.
  5. Het Bestuur is bevoegd voor leden of groepen van leden betalingsregelingen te treffen, die afwijken van het in dit artikel bepaalde.
  6. Bij een betaalachterstand van 30 dagen volgt een herinnering, zonder kosten.
  7. Bij een betaalachterstand van 60 dagen volgt een “2e herinnering”. Op deze herinnering wordt vermeld, dat thans binnen 14 dagen dient te worden betaald en dat bij gebreke daarvan een incassobureau wordt ingeschakeld en dat het betreffende lid aansprakelijk gesteld zal worden voor alle te maken gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten.
  8. Bij een betaalachterstand van 60 dagen of méér vervalt het recht van het betreffende lid om aanwezig te zijn bij de ALV en/of andere activiteiten van de Vereniging en mag het lid geen gebruik maken van haar stemrecht.